Løsninger for alle deler av kvalitetsstyringen
Certain QMS støtter måten du jobber på
Løsninger for kvalitetsstyring i Certain QMS
Certain QMS dekker et bredt spekter av behov innen kvalitetsstyring – fra dokumentstyring og prosessmodellering til avvikshåndtering, risikostyring og integrasjon med SharePoint.
Utforsk løsningene våre, og se hvordan systemet kan støtte måten dere jobber på.
Dokumentstyring
Lagre, organiser og del alle styrende dokumenter på ett sted.
Certain QMS støtter flere dokumenttyper, inkludert innebygde HTML-dokumenter, opplastede filer (Word, Excel, PDF) og eksterne lenker.
Administrer maler, kategoriser innhold, og sørg for at ansatte alltid har tilgang til informasjonen de trenger.
Systemet skiller mellom dokumentforfattere og dokumentlesere, slik at virksomheten kan administrere tilganger effektivt ved å skille mellom dem som oppretter og vedlikeholder dokumenter, og dem som kun trenger lesetilgang.
Dokumentkontroll
Ha full kontroll på kritiske kvalitetsdokumenter for å sikre etterlevelse og lik praksis på tvers av virksomheten.
Bruk innebygde godkjenningsflyter, versjonshistorikk, tilgangsstyring og automatiske revisjonsvarsler for å håndtere hele dokumentets livssyklus.
Tildel tydelige roller for forfattere, eiere og godkjennere for å sikre ansvarlighet og god styring.
Dokumenter kan merkes som sensitive, med tilgang begrenset til utvalgte brukere eller roller, slik at konfidensialitet ivaretas der det er nødvendig.
Alle dokumenttyper følger de samme kontrollreglene og kan knyttes til relevante prosesser, risikoer, revisjoner og oppgaver for full sporbarhet.
Støtter krav til dokumentkontroll i ISO 9001 og andre anerkjente standarder.
Prosessstyring
Certain QMS gir fleksibilitet til å styre prosesser på den måten som passer best for virksomheten – enten man jobber dokumentbasert eller fullt ut prosessorientert.
Noen virksomheter foretrekker en strukturert, tekstbasert tilnærming, der prosesser beskrives ved hjelp av forhåndsdefinerte felt, roller, input, output og lenker til dokumenter, risikoer og oppgaver. Dette passer godt for virksomheter som er i en tidlig fase av kvalitetsarbeidet, eller som følger en mer dokumentorientert struktur.
Andre velger en mer visuell tilnærming, der flytskjemaer og prosessdiagrammer brukes for å modellere hvordan arbeidet utføres på tvers av team. Certain QMS støtter også dette, med integrerte verktøy for prosessmodellering basert på BPMN og visualisering av prosesslandskap.
Det er mulig å velge det nivået av struktur og visualisering som passer i dag, og videreutvikle tilnærmingen etter hvert som kvalitetsstyringssystemet modnes. Enten man dokumenterer de første kjerneprosessene eller forvalter en fullt integrert prosessarkitektur, gir Certain QMS verktøyene som trengs for å støtte egen måte å jobbe på.
Prosessmodellering med BPMN
Visualiser hvordan virksomhetens prosesser fungerer med et innebygd tegneverktøy basert på BPMN (Business Process Model and Notation) – den globale standarden for prosessmodellering.
Lag strukturerte og profesjonelle prosessdiagrammer med støtte for swimlanes, porter (gateways), roller og beslutningspunkter, slik at også komplekse arbeidsflyter blir enkle å illustrere.
Prosessdiagrammer kan knyttes direkte til strukturerte prosessbeskrivelser i kvalitetsstyringssystemet, slik at brukerne får både en visuell og detaljert fremstilling på ett sted.
Løsningen er godt egnet for prosesseiere, kvalitetsledere og team som arbeider med etterlevelse, og som har behov for å dokumentere, kommunisere og vedlikeholde prosesser på en tydelig og standardisert måte.
Visuelle prosesskart kan brukes som støtte i opplæring, revisjoner, intern kommunikasjon og kontinuerlig forbedringsarbeid.
Visualisering av prosesslandskap
Opprett og presenter en visuell oversikt over virksomhetens prosesslandskap, som viser hvordan kjerneprosesser, støtteprosesser og ledelsesprosesser henger sammen og samhandler.
Prosesslandskapet gir et overordnet og tilpassbart kart over virksomhetens arbeidsprosesser, utformet for å gjenspeile hvordan organisasjonen faktisk jobber.
Dette kan brukes som inngangsport til kvalitetsstyringssystemet, og egner seg godt for virksomheter som jobber prosessorientert og ønsker et strukturert og intuitivt startpunkt.
Brukere kan klikke seg videre i prosesslandskapet for å få tilgang til enkeltprosesser, tilhørende dokumenter, risikoer og oppgaver, noe som gjør det enklere å forstå og navigere i kvalitetssystemet.
Visualiseringen støtter opplæring, intern kommunikasjon, revisjoner og kontinuerlig forbedringsarbeid ved å gjøre det tydelig hvordan prosessene henger sammen og bidrar til helhetlig kvalitet.
Hendelseshåndtering
Registrer, kategoriser og følg opp alle typer kvalitetshendelser, enten det gjelder kundeklager, interne observasjoner eller rapporterte hendelser. Certain QMS gir en strukturert prosess for registrering av hendelser, tildeling av ansvar, årsaksanalyse og oppfølging med korrigerende eller forebyggende tiltak.
Modulen er fullt konfigurerbar, slik at hendelsestyper og arbeidsflyter kan tilpasses virksomhetens struktur og terminologi.
Avvikshåndtering
Registrer og håndter avvik fra standard prosedyrer, spesifikasjoner eller forventninger, enten avvikene er planlagte eller uplanlagte. Certain QMS gir støtte for å dokumentere avvik, vurdere årsak, definere tiltak og følge opp til saken er lukket.
Arbeidsflyten for avvik kan tilpasses behovene i virksomheten, med egendefinerte felt, kategorier og krav til oppfølging.
Håndtering av non-conformance (manglende samsvar)
Følg opp og lukk tilfeller av manglende samsvar i produkter, tjenester eller prosesser for å sikre at krav til etterlevelse og kvalitetsstandarder oppfylles. Certain QMS gir støtte for å dokumentere saken, tildele saksansvarlige, gjennomføre rotårsaksanalyse og iverksette korrigerende tiltak.
Systemet støtter full tilpasning av typer non-conformance, godkjenningsflyter og behov for rapportering.
Forbedringsforslag
Legg til rette for en kultur for kontinuerlig forbedring ved å gjøre det enkelt å registrere og følge opp forbedringsforslag. Certain QMS støtter både vurdering og gjennomføring av forbedringstiltak, i samme system som brukes til håndtering av kvalitetshendelser og avvik.
Arbeidsflyten for forbedringsforslag kan tilpasses virksomhetens interne prosesser, beslutningsnivåer og struktur for oppfølging.
CAPA-håndtering (korrigerende og forebyggende tiltak)
Håndter korrigerende og forebyggende tiltak (CAPA) gjennom en tydelig og strukturert prosess. Certain QMS gir støtte for rotårsaksanalyse, definering og tildeling av tiltak, samt systematisk oppfølging og dokumentasjon.
CAPA-prosesser kan konfigureres fullt ut for å støtte bransjekrav, eskaleringsrutiner og integrasjon med andre deler av kvalitetsstyringssystemet.
Revisjonsstyring
Certain QMS støtter hele revisjonsprosessen, fra planlegging til gjennomføring og oppfølging, gjennom en kombinasjon av moduler som fungerer sømløst sammen.
Interne og eksterne revisjoner kan planlegges i Planlegger-modulen, der det er mulig å tildele ansvar, angi frekvens og følge opp tilbakevendende revisjonsaktiviteter på tvers av avdelinger eller prosjekter.
Sjekklister kan brukes som støtte under revisjonen, funn kan dokumenteres som avvik eller manglende samsvar, og korrigerende tiltak kan tildeles, alt i det samme systemet som brukes i det daglige kvalitetsarbeidet. Funn kan knyttes til relevante prosesser, risikoer eller dokumenter, noe som gir full sporbarhet.
Certain QMS støtter revisjon av selve kvalitetsstyringssystemet (i tråd med ISO 9001), samt leverandørrevisjoner, HMS-revisjoner og prosjekt- eller prosesspesifikke revisjoner, og gir fleksibilitet på tvers av ulike revisjonstyper og forretningsområder.
Enten det gjennomføres planlagte revisjoner, stikkprøver eller samsvarsrevisjoner, gir Certain QMS støtte for planlegging, dokumentasjon og oppfølging, i ett helhetlig og integrert system.
Risikostyring
Certain QMS gir en helhetlig og brukervennlig tilnærming til risikostyring, og støtter virksomheten i å identifisere, vurdere og redusere risiko på en strukturert og sporbar måte.
Risikoverktøyet er utformet for å være tilgjengelig for alle ansatte, også for dem uten tidligere erfaring med risikovurdering. Med forhåndsdefinerte maler, konfigurerbare poeng- og vurderingsmodeller og tydelige arbeidsflyter kan virksomheten sikre at relevante risikovurderinger gjennomføres på en ensartet og korrekt måte.
Risikoer kan knyttes til prosesser, avvik, revisjoner eller prosjekter, og oppfølgingstiltak kan planlegges og delegeres direkte i systemet. Enten det arbeides med operasjonell risiko, etterlevelsesrisiko eller prosjektrelatert risiko, gir Certain QMS verktøyene som trengs for å bevare oversikt og kontroll.
Risikoidentifisering og -vurdering
Utfør strukturerte risikovurderinger ved hjelp av tilpassbare maler og vurderingsmetoder som er tilpasset virksomhetens behov. Enten vurderingene gjelder prosesser, etterlevelse eller prosjekter, støtter systemet konsekvent vurdering av sannsynlighet og konsekvens.
Dette gjør det enkelt for både kvalitetsteam og andre ansatte å bidra i arbeidet med risikoidentifisering, også når risikostyring ikke er en del av de daglige kjerneoppgavene.
Planlegging av risikoreduserende tiltak
Definer og tildel tiltak for å redusere eller eliminere risiko direkte fra risikovurderingen. Oppgaver delegeres til ledere eller ansatte, følges opp til de er fullført, og knyttes til tilhørende risiko for full sporbarhet.
Dette sikrer at risikoreduserende tiltak faktisk blir fulgt opp og dokumentert, og støtter både etterlevelse og proaktiv kvalitetsstyring.
Risikoregister
Bevar full oversikt over alle identifiserte risikoer i virksomheten. Risikoregisteret viser status, tildelte eiere, pågående tiltak og eventuelle koblinger til relaterte prosesser, avvik eller revisjoner.
Dette gir ledelse og kvalitetsteam innsikten som trengs for å prioritere riktig og følge utviklingen i virksomhetens samlede risikobilde over tid.
KPI-rapportering på kvalitet
Certain QMS gir et solid grunnlag for profesjonell kvalitetsrapportering ved å samle inn og strukturere data på tvers av alle sentrale områder i kvalitetsstyringssystemet.
De innebygde rapporteringsfunksjonene dekker grunnleggende behov, mens mer avansert rapportering normalt leveres gjennom Power BI, basert på data som hentes ut fra systemet.
Det tilbys en standard Power BI-rapportmal for kvalitets-KPI-er, og det kan leveres tilpassede rapporteringsoppsett basert på virksomhetens spesifikke behov. Mer komplekse rapporteringsløsninger kan defineres og leveres som en tilleggstjeneste.
På denne måten får virksomheten innsikten som trengs, uten at det går på bekostning av fleksibilitet, kvalitet eller etterlevelse.
Leselister
Sørg for at ansatte mottar og bekrefter viktige kvalitetsdokumenter ved hjelp av strukturerte leselister i Certain QMS.
Dokumenter kan tildeles til enkeltpersoner basert på rolle, avdeling eller ansvar, for eksempel når en ny prosedyre publiseres eller en eksisterende policy oppdateres. Ansatte mottar varsling, og hver person kan markere dokumentet som lest etter gjennomgang.
Systemet registrerer hvem som har lest hvilke dokumenter, og gir en tydelig oversikt for ledere og revisorer, noe som støtter etterlevelse av standarder som ISO 9001, ISO 45001 og interne kvalitetskrav.
Leselister bidrar til tydelig ansvar og økt bevissthet i hele organisasjonen, og sikrer at kritisk informasjon når frem til riktig målgruppe, med dokumentasjon som viser at informasjonen faktisk er mottatt og gjennomgått.
Kvalitetsstyring på prosjektnivå
Håndter avvik, manglende samsvar og forbedringsforslag på prosjektnivå ved å knytte saker direkte til konkrete prosjekter i Certain QMS.
Prosjektlisten kan vedlikeholdes manuelt, eller integreres med prosjektstyringssystemer for automatisk import av prosjektdata, slik at kvalitetssaker alltid er knyttet til riktig kontekst.
Dette gjør det enklere å følge opp og rapportere på kvalitetsarbeid i enkeltprosjekter, og gir bedre grunnlag for målrettet oppfølging, analyse og forbedring.
Offentlig dokumentportal
Certain QMS kan leveres med en offentlig dokumentportal som gjør det mulig å publisere utvalgte dokumenter for ekstern tilgang. Portalen egner seg godt for virksomheter som har behov for å dele styrt og godkjent informasjon med kunder, leverandører, samarbeidspartnere eller allmennheten.
Det er mulig å velge hvilke dokumenter som skal publiseres, slik at kun godkjente og gjeldende versjoner gjøres tilgjengelige. Dette er særlig nyttig for deling av HMS-prosedyrer, policyer, leverandørkrav og annen relevant kvalitetsdokumentasjon, uten at eksterne brukere får tilgang til det interne kvalitetsstyringssystemet.
Portalen bidrar til konsistens og kontroll, samtidig som den gjør det enklere å oppfylle krav til informasjonsdeling og styrker transparens i leverandørkjeden og overfor andre interessenter.
Samsvarsregister
Dokumenter og følg opp lover, forskrifter og standarder som virksomheten skal etterleve. I Certain QMS kan det bygges et samsvarsregister som gjenspeiler bransjespesifikke krav og interne forpliktelser.
Samsvarskrav kan knyttes direkte til relevante dokumenter, prosesser og sjekklister, noe som sikrer sporbarhet og gjør det enklere å dokumentere etterlevelse ved interne gjennomganger eller eksterne revisjoner.
Kunderegister
Bevar en strukturert oversikt over kunder og knytt relevante kvalitetsdata direkte til hver enkelt kunde. Kunderegisteret i Certain QMS kan vedlikeholdes manuelt eller integreres med eksisterende systemer.
Avvik, klager, forbedringsforslag og sjekklister kan knyttes til enkeltkunder, noe som gir bedre innsikt i kundespesifikk kvalitet, historikk og oppfølging.
Leverandørregister
Få en strukturert oversikt over leverandører og knytt kvalitetsaktiviteter direkte til hver enkelt leverandør. Leverandørregisteret kan oppdateres manuelt eller integreres med eksisterende leverandørdatabaser.
Avvik, revisjoner og sjekklister kan knyttes til den enkelte leverandør. Dette gir bedre grunnlag for oppfølging av leverandørprestasjoner, risikostyring og utvikling av leverandører.
Utforsk byggesteinene Certain QMS
Certain QMS er bygget opp av fleksible moduler som fungerer sammen for å støtte kvalitetsstyringen i virksomheten.
Få en oversikt over kjernemodulene i kvalitetsstyringssystemet.