Certain QMS
Verktøyene for et helhetlig kvalitetsarbeid
Utforsk funksjonene i Certain QMS og se hvordan systemet støtter arbeidet med kvalitet, HMS og etterlevelse.
Hovedfunksjoner
Kjernen i Certain QMS
Samle prosesser, dokumenter, avvik, risiko og andre sentrale deler av kvalitets- og HMS-arbeidet i ett system.
Avvik
Registrer, behandle og følg opp avvik og forbedringstiltak.
Avviks- og forbedringshåndtering
Registrer, behandle og følg opp avvik, forbedringsforslag og andre kvalitetssaker fra én samlet arbeidsflyt.
Viktige funksjoner
- Tilpassbare skjemaer for registrering og kategorisering av ulike typer saker.
- Saksbehandling med støtte for rotårsaksanalyse, korrigerende og forebyggende tiltak (CAPA), delegering og oppfølging.
- Mulighet for å eskalere saker til risikovurdering ved behov.
- Koble saker til relevante prosesser for bedre sammenheng og sporbarhet.
Fordeler
Gir struktur i hele oppfølgingen, fra en sak registreres til tiltak er gjennomført og saken kan lukkes.
Dashbord
Få oversikt over status og nøkkelinformasjon på tvers av systemet.
Dashbord
Få samlet oversikt over oppgaver, frister og status på tvers av Certain QMS.
Viktige funksjoner
- Oversikt over blant annet kommende revisjoner, risikotiltak, ikke-tildelte avvik og dokumenter som skal revideres.
- Statusindikatorer på tvers av ulike deler av systemet.
- Mulighet for å vise relevant informasjon direkte på startsiden.
Fordeler
Gjør det enklere å prioritere oppgaver og følge opp aktiviteter som krever oppmerksomhet.
Dokument
Styr dokumenter med godkjenning, versjonskontroll og revisjonshistorikk.
Dokumentstyring
Opprett, administrer og publiser styrende dokumentasjon med kontroll på versjoner og godkjenning.
Viktige funksjoner
- Opprett og publiser prosedyrer, retningslinjer og andre styrende dokumenter.
- Versjonskontroll og intern gjennomgang før publisering.
- Koble dokumenter direkte til relevante prosesser.
Fordeler
Gir kontroll på styrende dokumentasjon og gjør den tilgjengelig der den er relevant for arbeidet.
Planlegger
Planlegg og følg opp revisjoner, gjennomganger og andre faste aktiviteter.
Planlegger og årshjul
Planlegg, fordel og følg opp revisjoner og andre tilbakevendende aktiviteter på tvers av organisasjonen.
Viktige funksjoner
- Lag års-, kvartals- og månedsplaner for virksomheten, avdelinger eller prosjekter.
- Tildel oppgaver og ansvar til personer på tvers av organisasjonen.
- Gjenbruk planer og oppgaver i kommende perioder.
- Visualiser aktiviteter og revisjoner i et årshjul.
Fordeler
Gir bedre oversikt over planlagte aktiviteter, tydelig ansvar og dokumentert oppfølging gjennom året.
Prosess
Beskriv og visualiser prosesser, roller og ansvar på en tydelig måte.
Prosesstyring
Modeller og visualiser virksomhetens prosesser, og samle relevant informasjon direkte i prosessbildet.
Viktige funksjoner
- Modellering og visualisering med dynamiske prosessdiagrammer.
- Koble dokumenter, avvik, forbedringsforslag, risiko, analyser, sjekklister og eksterne lenker til relevante prosesser.
- Få tilgang til tilknyttet innhold direkte fra prosesser og aktiviteter.
Fordeler
Gir en tydelig sammenheng mellom hvordan arbeidet skal utføres og informasjonen som trengs underveis.
Risiko
Identifiser, vurder og følg opp risiko og tiltak i ett register.
Risikostyring
Identifiser, vurder og følg opp risiko og risikoreduserende tiltak.
Viktige funksjoner
- Vurder risiko basert på sannsynlighet og konsekvens.
- Koble risiko til relevante prosesser og aktiviteter.
- Opprett og følg opp risikoreduserende tiltak.
Fordeler
Gir en strukturert oversikt over risiko og gjør det enklere å følge opp tiltak der risikoen oppstår.
Samsvar
Hold oversikt over relevante krav og dokumenter hvordan de følges opp.
Samsvar
Samle og følg opp krav virksomheten skal etterleve.
Viktige funksjoner
- Samlet oversikt over krav fra lover, standarder og interne retningslinjer.
- Koble krav til relevante prosesser og dokumenter.
Fordeler
Gjør det enklere å dokumentere hvilke krav som gjelder, og hvordan virksomheten følger dem opp.
Sjekkliste
Gjennomfør inspeksjoner, kontroller og andre faste oppgaver med sjekklister.
Sjekklister
Opprett, gjennomfør og dokumenter sjekklister for revisjoner, inspeksjoner og andre faste aktiviteter.
Viktige funksjoner
- Koble sjekklister til relevante prosesser for bedre sammenheng og sporbarhet.
- Opprett og gjenbruk maler for revisjoner, inspeksjoner og andre aktiviteter.
- Gjennomfør og dokumenter sjekklister digitalt.
Fordeler
Bidrar til en mer ensartet gjennomføring og dokumentert oppfølging av faste kontroller og aktiviteter.
Integrasjoner
Koble sammen systemene dere bruker
Med et åpent API kan Certain QMS kobles til andre systemer. Vi hjelper dere med å sette opp og tilpasse integrasjonene til virksomhetens behov og eksisterende løsninger.
Eksempler på integrasjoner
Microsoft 365
Jobb med Certain QMS sammen med kjente verktøy som Word, Teams og Outlook.
SharePoint
Få tilgang til Certain QMS direkte fra SharePoint-intranettet, og hold dokumenter, prosjekter og sjekklister synkronisert.
Power BI
Bruk data fra Certain QMS til å lage rapporter og dashbord i Power BI.
Ser dere etter en bestemt integrasjon? Enten dere bruker ERP-, HR-, prosjektstyringssystemer eller AI-verktøy, kan vi hjelpe dere med å utforske integrasjonsmulighetene og finne en løsning som passer virksomhetens behov.
Krav og standarder
Struktur for krav og etterlevelse
Bruk Certain QMS til å organisere, dokumentere og følge opp arbeidet med relevante krav og standarder.
ISO 9001
Kvalitetsledelse
ISO 14001
Miljøledelse
ISO 27001
Informasjonssikkerhet
ISO 45001
Arbeidsmiljø og sikkerhet
Opplæring og support
Kom godt i gang med Certain QMS
Få opplæring tilpasset ulike roller og deres eget oppsett, med mulighet for videre opplæring og norsk support når behovene oppstår.
Neste steg
Interessert i Certain QMS?
Be om et tilbud, book en demo for å se systemet nærmere, eller kontakt oss dersom du har spørsmål.
Kundereferanse
Se hvordan vi har hjulpet andre
Dokumentstyring
Over 27 000 brukere og 40 000 dokumenter i Certain QMS
Oslo universitetssykehus bruker Certain QMS til dokumentstyring. I dag brukes løsningen av over 27 000 brukere og inneholder mer enn 40 000 godkjente dokumenter.