Readyware: Digital beredskap i Certain QMS

En beredskapsplan er viktig, men den gir liten verdi dersom ingen vet hvordan den skal brukes når en kritisk hendelse oppstår. Mange virksomheter har planer som tilfredsstiller kravene ved revisjoner, men som sjelden testes i praksis. Resultatet er at beredskapsevnen blir svakere enn dokumentasjonen kan gi inntrykk av.

For å skape en robust beredskap må planer være en del av det daglige kvalitetsarbeidet. Ansatte må kjenne rollene sine, virksomheten må øve jevnlig, og det må være enkelt å aktivere riktig respons når en hendelse oppstår.

Readyware er en ny add-on til Certain QMS som er utviklet nettopp for dette formålet. Løsningen digitaliserer beredskapsarbeidet og gjør beredskapsplanen om til et operativt verktøy som kan tas i bruk både under øvelser og ved reelle hendelser.

Readyware samler beredskap, kontinuitetsplanlegging og gjenoppretting av kritiske IT-systemer i én løsning.I stedet for å navigere i omfattende dokumenter får brukerne tilgang til konkrete handlingskort som viser hva som skal gjøres, av hvem og i hvilken rekkefølge.

Løsningen bygger på tre sentrale områder:

• Akutt beredskap når en hendelse oppstår
• Kontinuitetsplanlegging for å sikre videre drift
• Gjenoppretting av IT-systemer og teknisk infrastruktur

Sammen gir dette virksomheten støtte gjennom hele hendelsesforløpet, fra den første responsen til normal drift er gjenopprettet.

Tradisjonelle beredskapsplaner kan bestå av mange sider med prosedyrer. Når en kritisk situasjon oppstår, er det sjelden tid til å lete etter riktig informasjon.

Readyware bryter derfor beredskapsplanen ned i handlingskort og kontinuitetskort som veileder beredskapsgruppen steg for steg gjennom hendelsen. Kortene kan tilpasses virksomhetens egne risikovurderinger og behov.

Løsningen leveres med en rekke scenarioer som dekker vanlige hendelser som:

• Alvorlig personskade eller dødsfall
• Brann eller eksplosjon
• Massefravær
• Tap av nøkkelperson
• AKAN (avhengighetsrelaterte hendelser)
• Cyberangrep
• Datainnbrudd
• Systemsvikt

Flere scenarioer kan aktiveres samtidig dersom hendelsen utvikler seg og påvirker flere deler av virksomheten.

Når en hendelse registreres, aktiveres relevante handlingskort automatisk. Tiltak kan dokumenteres fortløpende med tidsstempel, slik at virksomheten får en løpende logg over beslutninger og aktiviteter.

Readyware støtter også rollebasert krisehåndtering. Medlemmer av beredskapsgruppen får tilgang til oppgavene som er definert for deres rolle, samtidig som kontaktinformasjon, varslingsrutiner og andre sentrale ressurser er lett tilgjengelige.

Løsningen er utviklet med tanke på at kritiske hendelser også kan påvirke virksomhetens egne systemer. Derfor er det lagt til rette for at beredskapsarbeidet kan fortsette selv om ordinært bedriftsnett ikke er tilgjengelig.

Når den akutte fasen er håndtert, er neste utfordring å opprettholde virksomhetens drift.

Readyware hjelper virksomheten med å planlegge hvordan kritiske funksjoner skal videreføres. Det innebærer blant annet å prioritere kritiske systemer, vurdere alternative driftsformer, håndtere leverandøravhengigheter og planlegge gjenoppretting av IT-systemer i riktig rekkefølge.

Denne koblingen mellom beredskap og kontinuitet gjør at virksomheten raskere kan redusere konsekvensene av en hendelse og komme tilbake til normal drift.

Regelmessige øvelser er en viktig forutsetning for god beredskap, men mange virksomheter opplever at øvelser krever mye planlegging og oppfølging.

Readyware har derfor en egen øvelsesmodus som gjør det enklere å planlegge, gjennomføre og evaluere beredskapsøvelser. Øvelser kan styres manuelt eller støttes av kunstig intelligens, som blant annet kan fungere som øvingsleder, observatør eller sparringspartner. Det er også mulig å legge til nye scenarioer underveis for å teste hvordan beredskapsgruppen håndterer sammensatte hendelser.

All dokumentasjon skjer fortløpende, og rapporten genereres automatisk med tidsstemplede beslutninger, avvik og læringspunkter. Dette reduserer behovet for etterarbeid og gjør det enklere å følge opp forbedringstiltak.

Readyware samler planlegging, gjennomføring og oppfølging i ett dashboard. Her kan virksomheten registrere hendelser, starte øvelser, administrere beredskapsgrupper, følge status på scenarioer, evaluere gjennomførte øvelser og hente ut rapporter. Løsningen kan også knyttes til relevante lover, forskrifter og interne krav, slik at virksomheten får bedre oversikt over sitt samlede beredskapsarbeid.

En beredskapsplan er et viktig utgangspunkt, men den skaper først verdi når den brukes aktivt. Ved å samle handlingskort, kontinuitetsplanlegging, dokumentasjon og øvelser i Certain QMS gir Readyware virksomheten et verktøy som gjør beredskapsarbeidet enklere å planlegge, gjennomføre og forbedre over tid. Resultatet er en mer operativ beredskap og en sterkere beredskapsevne.