Ofte stilte spørsmål

Certain QMS er et digitalt kvalitetsstyringssystem som samler prosesser, dokumenter, avvik, risiko og samsvar på ett sted. Systemet hjelper virksomheter med å planlegge, dokumentere, følge opp og forbedre kvalitets- og HMS-arbeidet.

Certain QMS samler kvalitetsarbeidet i ett system, der prosesser, dokumenter, avvik og risiko kan kobles sammen. Det gir en samlet oversikt over informasjon, ansvar og oppgaver knyttet til kvalitetsarbeidet.

I mange virksomheter er kvalitetsarbeidet spredt på dokumenter, regneark, e-post og ulike systemer. Det gjør det utfordrende å holde informasjonen oppdatert, sikre god oppfølging og dokumentere at krav blir ivaretatt.

Certain QMS passer for både mellomstore og store virksomheter som ønsker bedre oversikt og kontroll over kvalitet, dokumentasjon, risiko og etterlevelse. Systemet brukes i en rekke bransjer, blant annet bygg og anlegg, energi, maritim næring, produksjon og industri, samt offentlig sektor og helse.

Systemet er utviklet for å støtte ulike roller og behov på tvers av virksomheten, fra kvalitetsledere, HMS-ansvarlige og prosesseiere til ledere og medarbeidere. Certain QMS kan tilpasses virksomhetens organisasjonsstruktur og arbeidsmåter, enten det gjelder enkeltstående avdelinger eller store organisasjoner med komplekse behov.

Certain QMS består av åtte hovedmoduler:

• Avvik: Håndter uønskede hendelser, fordel ansvar og følg opp korrigerende tiltak og forbedringsforslag.
• Dokument: Sørg for at rutiner, prosedyrer og andre styrende dokumenter er oppdaterte, godkjente og tilgjengelige.
• Prosess: Kartlegg og visualiser hvordan virksomheten jobber, med tilhørende roller, ansvar og dokumentasjon.
• Risiko: Kartlegg mulige risikoer, vurder konsekvenser og sannsynlighet, og følg opp tiltak.
• Samsvar: Samle relevante krav fra regelverk og standarder, og knytt dem til dokumentasjon som viser hvordan kravene ivaretas.
• Sjekkliste: Bruk digitale sjekklister til å dokumentere inspeksjoner, kontroller og andre aktiviteter.
• Planlegger: Hold oversikt over kommende revisjoner, gjennomganger og gjentakende oppgaver.
• Dashbord: Følg med på nøkkeltall, oppgaver og status på tvers av kvalitetsarbeidet.

I tillegg har Certain QMS flere støttefunksjoner som bidrar til å forenkle arbeidsoppgaver og oppfølging i det daglige.

Utforsk alle funksjonene i Certain QMS

Ja, Certain QMS kan brukes til å strukturere, dokumentere og følge opp arbeidet med ISO-standarder som ISO 9001, ISO 27001 og ISO 31000. Krav fra norsk og internasjonalt regelverk, standarder og interne retningslinjer kan knyttes til relevante prosesser og dokumenter. Det gjør det enklere å holde oversikt over hvilke krav som gjelder, og hvordan de følges opp.

Certain QMS er et fleksibelt kvalitetsstyringssystem som kan tilpasses virksomhetens organisasjonsstruktur, arbeidsprosesser og behov. Systemet er bygget opp slik at prosesser, dokumenter, avvik, risiko og andre aktiviteter kan kobles sammen. Det gjør det enklere å finne relevant informasjon, se sammenhenger og følge opp kvalitetsarbeidet.

Løsningen er utviklet i Norge, av et team med lang erfaring innen både programvareutvikling og kvalitetsledelse. Vi tilbyr også faglig rådgivning og bistand til virksomheter som ønsker å utvikle eller forbedre kvalitetsarbeidet sitt.

Ja, Certain QMS kan tilpasses etter hvert som virksomheten vokser eller behovene endrer seg. Dere kan starte med modulene og funksjonene dere trenger i dag, og utvide løsningen med flere moduler, brukere, avdelinger og lokasjoner over tid. Systemet kan også tilpasses endringer i organisasjonsstruktur, roller og arbeidsprosesser, slik at dere kan videreutvikle styringssystemet uten å måtte bytte løsning.

Vi starter med en gjennomgang av virksomhetens behov og hvordan dere jobber med kvalitet i dag. Dere kan også booke en demo dersom dere ønsker å se systemet i praksis.

Basert på behovene deres utarbeider vi et tilbud med pris, omfang og en plan for implementeringen. Dere kan også be om et uforpliktende tilbud.

Prisen avhenger av virksomhetens behov, blant annet hvilke moduler dere ønsker, antall brukere og omfanget av konfigurasjon og integrasjoner.

Be om et uforpliktende tilbud, så tar vi kontakt for å få litt mer informasjon om behovene deres før vi utarbeider et tilbud.

Ja, vi viser dere gjerne hvordan Certain QMS fungerer. Da kan vi se nærmere på funksjonene som er relevante for dere og svare på eventuelle spørsmål.

Book en gratis demo

Implementeringen tilpasses virksomhetens behov, og vi hjelper dere gjerne gjennom hele prosessen. Vanligvis består den av følgende trinn:

• Kartlegging og planlegging: Vi går gjennom behovene deres, organisasjonsstruktur, prosesser og hvordan dere ønsker å bruke systemet. Sammen lager vi en plan for implementeringen.
• Oppsett og konfigurasjon: Vi setter opp aktuelle moduler, brukere, roller, tilganger og arbeidsflyter slik at Certain QMS passer virksomheten deres.
• Overføring av innhold og integrasjoner: Har dere eksisterende dokumenter, prosesser eller data som skal overføres? Vi kan hjelpe med dette, samt sette opp eventuelle integrasjoner.
• Testing og opplæring: Vi går gjennom oppsettet sammen med dere og tilbyr opplæring tilpasset ulike brukergrupper.
• Oppstart og videre oppfølging: Når systemet er klart, hjelper vi dere i gang. Dere har også tilgang til support og kan få videre opplæring og veiledning ved behov.

Hvor mye dere ønsker å gjøre selv, og hva dere trenger hjelp til fra oss, avklarer vi sammen under planleggingen.

Det varierer fra virksomhet til virksomhet. Noen kommer raskt i gang, mens andre trenger mer tid, særlig hvis det er mange moduler, eksisterende dokumenter og data som skal overføres, eller integrasjoner som skal settes opp. Hvor mye tid dere selv har anledning til å sette av, spiller også inn.

Vi går gjennom behovene deres sammen og lager en realistisk tidsplan, slik at dere vet hva dere kan forvente og hva som kreves underveis.

Ja, dere trenger ikke starte fra bunnen av. Vi kan hjelpe med å overføre eksisterende dokumenter, prosesser og andre data til Certain QMS. Avhengig av hvor mye innhold dere har, og hvordan det er strukturert i dag, kan overføringen gjøres manuelt eller ved hjelp av mer automatiserte løsninger. Sammen finner vi ut hvilken fremgangsmåte som passer best for dere.

Ja, rådgiverne våre har lang erfaring innen kvalitet, HMS og styringssystemer. Vi kan hjelpe dere med alt fra å kartlegge dagens situasjon og etablere rutiner til å forbedre prosesser og videreutvikle styringssystemet dere allerede har.

Les mer om rådgivning

Certain QMS driftes på vår egen infrastruktur i Norge, i datasenteret til vårt søsterselskap Netpower IT Solutions. De har ansvar for drift og vedlikehold av den tekniske infrastrukturen.

Ved særskilte behov kan vi også tilby installasjon på virksomhetens egen infrastruktur, etter nærmere avtale.

Det er dere som eier dataene deres. Alt innhold dere legger inn i Certain QMS, enten det er dokumenter, avvik, prosesser eller annen informasjon, tilhører fortsatt virksomheten deres.

Ja, dere kan selv eksportere enkelte typer data og rapporter direkte fra Certain QMS. Har dere behov for å hente ut større mengder data eller gjennomføre en fullstendig eksport, kan vårt tekniske team hjelpe dere med dette.

Certain QMS har rollebasert tilgangsstyring som lar dere bestemme hvem som skal ha tilgang til ulike deler av systemet. Dere kan tilpasse tilgangene etter roller, ansvar og avdelinger, og styre hvem som kan se, registrere, redigere og godkjenne informasjon. Slik får medarbeiderne tilgang til det de trenger for å gjøre jobben sin, samtidig som administratorene har kontroll over hvem som kan gjøre hva i systemet.

Ja, Certain QMS har revisjonsspor som gjør det mulig å se hvem som har gjort endringer, hva som er endret og når det skjedde. Dokumenter har versjonskontroll og revisjonshistorikk, slik at dere kan følge utviklingen over tid. Også i avvikssaker kan dere se hvem som har gjort hva, hvilke tiltak som er gjennomført og hvordan saken har blitt fulgt opp.

Nei, Certain QMS er en webapplikasjon som brukes direkte i nettleseren. Dere trenger derfor ikke å installere programvare, og kan få tilgang til systemet uansett hvor dere jobber.

Certain QMS fungerer på PC, nettbrett og mobil i moderne nettlesere.

Ja, Certain QMS kan integreres med en rekke andre systemer. Microsoft 365 og SharePoint er blant de vanligste integrasjonene, men det finnes også muligheter for integrasjon med blant annet Power BI, Documaster, andre forretningssystemer og KI-verktøy.

Certain QMS har et åpent API som gir mulighet for flere integrasjoner. Mer komplekse integrasjoner krever teknisk tilpasning, og teamet vårt kan hjelpe dere med å finne og sette opp en løsning som passer behovene deres.

Ja, Certain QMS kan i stor grad tilpasses hvordan virksomheten deres er organisert og jobber. Dere kan blant annet konfigurere skjemaer, arbeidsflyter, roller, tilganger, kategorier og begreper, slik at systemet passer deres rutiner og prosesser.

Mange av tilpasningene kan administratorene deres gjøre selv. Vi hjelper dere gjerne med oppsett og konfigurasjon dersom dere har behov for det.

Ja, Certain QMS har innebygde KI-funksjoner som kan gjøre det daglige kvalitetsarbeidet enklere. Systemet har også et API og støtte for MCP, som gir muligheter for integrasjon med eksterne KI-verktøy.

Vi videreutvikler funksjonaliteten fortløpende. Ta gjerne kontakt dersom dere vil vite mer om hvilke funksjoner som er tilgjengelige i dag.

Vi tilbyr opplæring i Certain QMS tilpasset ulike brukerroller, moduler og virksomhetens behov. Når dere tar i bruk systemet, kan vi gå gjennom funksjonene og arbeidsmåtene som er relevante for de ulike brukergruppene. Vi tilbyr også videre opplæring i bestemte funksjoner, moduler og arbeidsmåter etter hvert som behovene endrer seg.

Ja, vi arrangerer jevnlig gratis kurs og webinarer der dere kan lære mer om funksjonene i Certain QMS og få tips til hvordan dere kan bruke systemet i praksis.

Hvert år inviterer vi også til brukerforum, der vi deler produktnyheter, viser frem nye funksjoner og legger til rette for erfaringsutveksling mellom kundene våre.

Vi kan også tilrettelegge egne kurs, workshops og brukerforum for virksomheten deres, eller for bestemte bransjer. Innholdet tilpasser vi gjerne etter hva dere ønsker å lære mer om.

Se kommende aktiviteter

Som kunde får dere en fast kontaktperson som kjenner virksomheten deres, og som dere kan kontakte ved spørsmål eller behov for oppfølging. For raske henvendelser og spørsmål om bruk av Certain QMS kan dere også kontakte vårt supportteam. Trenger dere faglig bistand innen kvalitetsledelse eller styringssystemer, kan vi hjelpe med det også.

Les mer om opplæring og support